Wat kost een ERP koppeling? Zo is de prijs opgebouwd
Wat kost een ERP koppeling? Het eerlijke antwoord is dat er geen vast bedrag bestaat, en een bureau dat er wel een noemt zonder je landschap te kennen, rekent vooral met aannames. De prijs hangt af van hoeveel stromen er tussen je systemen lopen, hoeveel systemen meedoen, hoe schoon de data is en hoe goed de API's zijn waarmee we moeten praten. Een webshop die alleen orders naar Exact Online stuurt, is een ander project dan een groothandel met klantspecifieke prijzen, drie magazijnen en een PIM.
Wat we wel kunnen geven, is de opbouw. Een koppeling via Alumio, het integratieplatform waarvan Memo sinds 2020 partner is, bestaat altijd uit dezelfde lagen. Als je die lagen kent, kun je offertes vergelijken en zie je waar je eigen keuzes de prijs bepalen.
Weet je nog niet precies wat een integratieplatform doet en waarom het anders werkt dan een losse koppeling? Begin dan bij Wat is iPaaS. Wil je eerst weten welke stromen er in een ERP-koppeling zitten, lees dan ERP koppeling voor je webshop.
.png)
De lagen in een offerte
De Alumio-licentie. Alumio werkt met een takengebaseerd prijsmodel in drie edities: Essential, Growth en Custom. In elke editie zitten onbeperkt connecties, gebruikers en workflows. Je betaalt voor het aantal taken dat het platform verwerkt, dus voor hoeveel data er daadwerkelijk door je koppelingen gaat. Heb je meer verwerkingscapaciteit nodig, dan koop je data engines bij als add-on. Elke editie heeft een eigen SLA van Alumio, waarbij Growth prioriteitssupport krijgt, en premium technische support is als add-on beschikbaar.
De implementatie van de routes. Dit is het werk dat wij doen: het datalandschap in kaart brengen, de routes en mappings ontwerpen en ze bouwen, route voor route. Een route is één stroom, bijvoorbeeld orders van de webshop naar het ERP of voorraad van het ERP naar de webshop. Het aantal routes en de complexiteit per route bepalen deze laag het meest.
Beheer na livegang. Een koppeling die draait, vraagt aandacht: een ERP-update, een gewijzigde API, een bericht dat blijft hangen. Daarvoor spreken we een SLA op maat af, afgestemd op de routes in jouw omgeving en met korte reactietijden. Een orderroute naar het ERP vraagt een ander regime dan een nachtelijke productsync, en dat zie je terug in de prijs. Meer daarover op Beheer en monitoring.
Optioneel: enablement. Wil je team zelf routes leren bouwen en beheren, dan kan dat met de Alumio Enablement Packages, beschikbaar voor alle drie de edities. Een Alumio-specialist van Memo werkt dan direct met je team, met training op maat. Dat verschuift kosten van uitbesteden naar eigen kennis. Zie Enablement en training.
Zeven factoren die de kosten van een koppeling bepalen
Aantal systemen
Elk systeem dat meedoet, brengt een eigen API, eigen veldnamen en eigen eigenaardigheden mee.
Aantal stromen
Artikelen, prijzen, voorraad, orders en retouren zijn elk een eigen route met eigen regels.
Kwaliteit van de API's
Een goed gedocumenteerde API scheelt bouwtijd. Een API met gaten vraagt een omweg.
Datakwaliteit
Ontbrekende velden en dubbele records komen in de koppeling boven en moeten ergens worden opgelost.
Uitzonderingen in de logica
Klantspecifieke prijzen, afwijkende btw-regels en speciale levercondities maken een route complexer.
Volume en frequentie
Hoe vaker en hoe meer je synchroniseert, hoe meer taken Alumio verwerkt.
Eisen aan beheer
Hoe kritisch een route is voor je omzet, bepaalt het SLA dat erbij hoort.
Waar de kosten in de praktijk oplopen
De lagen zijn voorspelbaar. Wat een begroting laat ontsporen, zit bijna altijd in dingen die bij de start niet op tafel lagen.
Vervuilde data. Een ERP dat jaren in gebruik is, bevat artikelen zonder gewicht, klanten zonder e-mailadres en prijsregels die alleen de binnendienst nog begrijpt. Zolang de data alleen intern gebruikt wordt, valt dat niet op. Een koppeling maakt het zichtbaar, en dan moet iemand beslissen of je het in de bron opschoont of in de route opvangt. Het eerste is bijna altijd goedkoper, mits het in de planning staat.
Onduidelijk data-eigenaarschap. Als niet vastligt welk systeem de waarheid heeft over adressen, prijzen of voorraad, bouw je regels om conflicten op te lossen die eigenlijk een besluit hadden moeten zijn. Elk van die regels kost bouwtijd en later beheertijd.
Uitzonderingen in de prijslogica. Een standaardprijs is één veld. Een staffel per klantgroep, een tijdelijke actie bovenop een contractprijs en een uitzondering voor één grote afnemer zijn samen een route op zich. Hoe meer uitzonderingen, hoe meer er getest moet worden.
Frequentie en volume. Omdat Alumio rekent op verwerkte taken, telt elke synchronisatie mee. Voorraad elke paar minuten bijwerken voor een assortiment dat zelden verandert, verhoogt het aantal taken zonder dat je klant er iets van merkt. De juiste frequentie per route is daarom ook een kostenkeuze.
Maatwerk in het bronsysteem. Een ERP dat in de loop der jaren is aangepast met eigen velden, eigen tabellen of eigen werkwijzen, wijkt af van wat een standaardconnector verwacht. Dat is op te lossen, maar het betekent extra mapping en extra testen.
Daarom begint elk traject bij het datalandschap: welk systeem is eigenaar van welke data, welke stromen lopen er nu, ook de handmatige. Pas daarna is een offerte meer dan een schatting.
.png)
Losse scripts lijken goedkoper
Een directe koppeling tussen je webshop en je ERP, gebouwd als script of plugin, is bij de eerste offerte bijna altijd goedkoper. Er is geen licentie en het bouwen gaat snel. Het verschil komt later. Elke nieuwe koppeling is weer een nieuw stuk code, met eigen foutafhandeling en eigen onderhoud. Elke update van het ERP of de webshop kan elk van die scripts raken, en elk script moet dan opnieuw getest en aangepast worden. Na een paar jaar betaal je niet voor één koppeling, maar voor een verzameling die niemand meer helemaal overziet.
Met Alumio ligt dat anders. Elke editie heeft onbeperkt connecties, dus een extra systeem of een extra stroom kost geen extra licentie. Je betaalt de implementatie van die nieuwe route en de taken die hij verwerkt, maar niet opnieuw voor de basis. Logs per route, retries en het opnieuw aanbieden van berichten zitten in het platform, in plaats van dat je ze per script moet laten bouwen. En als je van webshopplatform wisselt, vervang je één verbinding met de integratielaag in plaats van al je koppelingen.
Ons advies bij het vergelijken van offertes: vraag om aparte posten. Licentie, implementatie per route, beheer en eventueel enablement horen los zichtbaar te zijn. Dan zie je wat eenmalig is en wat terugkomt, en kun je per route bespreken of hij nu nodig is of later kan.
Twee trajecten waarin de opbouw het verschil maakte
XXL Nutrition: structureren in plaats van opnieuw bouwen. Bij XXL Nutrition, sportvoeding in de Benelux, waren Magento, Pimcore en Exact Online al aan elkaar gekoppeld. Toen er een nieuw WMS kwam, Ceyenne van Diract IT, hebben we niet alles opnieuw gebouwd. We brachten de bestaande stromen samen en structureerden ze in Alumio: verkooporders, inkooporders, product- en voorraadupdates, fulfilment, retouren en ontvangst van inkopen. Het doel was geen extra automatisering, maar overzicht en schaalbaarheid. Daardoor ging het budget naar de routes die het verschil maakten, niet naar het herhalen van wat al werkte. De product owner beschreef Memo als een verlengstuk van hun eigen team. Lees de XXL Nutrition-case.
Boomlab: overname halverwege. Boomlab, een laboratoriumgroothandel sinds 1895 met meer dan 60.000 producten in de Benelux, kwam halverwege een project bij ons, nadat een vorige partner eraan had gewerkt. Microsoft Dynamics 365 Business Central, de PIM Stibo en Shopware moesten via Alumio samenwerken. Bij een overname begint het werk met uitzoeken wat er staat en wat bruikbaar is, en dat is precies waarom een heldere opbouw per laag en per route helpt: je ziet wat af is en wat nog moet. Waar de Stibo-API geen endpoint had voor de volledige categorieboom, bouwden we in Alumio een webhookproces dat de boom knoop voor knoop doorloopt. Lees de Boomlab-case.
Twee verschillende vertrekpunten, dezelfde les: de kosten volgen het landschap. Wie dat eerst in kaart brengt, betaalt voor de routes die nodig zijn en niet voor verrassingen.
Wil je weten waar jouw kosten zitten?
Stuur ons welke systemen je hebt en welke stromen ertussen moeten lopen. In een half uur weten we welke lagen je nodig hebt, waar de complexiteit zit en welke route je het beste eerst bouwt.
Veelgestelde vragen
Wat kost een ERP koppeling voor een webshop?
Dat hangt af van het aantal systemen en stromen, de kwaliteit van je data en hoe goed de API's zijn, dus we noemen geen vast bedrag. De kosten bestaan uit de Alumio-licentie, de implementatie van de routes en beheer na livegang, eventueel aangevuld met enablement. In onze offerte zie je die lagen apart.
Hoe werkt de licentie van Alumio?
Alumio heeft drie edities: Essential, Growth en Custom. In elke editie zitten onbeperkt connecties, gebruikers en workflows, en je betaalt voor het aantal verwerkte taken. Data engines voor extra verwerkingscapaciteit en premium technische support zijn als add-on beschikbaar. Welke editie past, hangt af van je volume en hoe kritisch je routes zijn.
Kost elke extra koppeling extra licentie?
Nee. Omdat elke editie onbeperkt connecties heeft, betaal je voor een extra systeem geen extra licentie. Wel kost het bouwen van de nieuwe route implementatietijd, en de taken die de route verwerkt tellen mee in je licentie.
Waarom geven jullie geen richtprijs?
Omdat een richtprijs zonder je landschap te kennen vooral een gok is. Twee bedrijven met hetzelfde ERP en dezelfde webshop kunnen heel anders uitkomen door datakwaliteit, prijsuitzonderingen of maatwerk in het ERP. In een eerste gesprek brengen we dat in kaart, en daarna krijg je een offerte met aparte posten.
Kunnen we kosten besparen door zelf routes te bouwen?
Ja, als je team daar tijd en interesse voor heeft. Met de Alumio Enablement Packages leer je het platform gebruiken met begeleiding van een Alumio-specialist van Memo. Je kunt ook kiezen voor een mix: wij bouwen de complexe routes, jullie team beheert en breidt uit. Zie Enablement en training.