ERP koppeling voor je webshop die meegroeit
Een ERP koppeling voor je webshop begint bijna altijd klein. Eén script dat artikelen uit het ERP naar de webshop duwt, en één dat orders terugstuurt. Dat werkt, tot je er klantspecifieke prijzen bij krijgt, een tweede magazijn, een marketplace, retouren en een tweede land. Dan blijken die twee scripts inmiddels zes koppelingen te zijn, elk met eigen logica en één persoon die weet hoe ze werken.
Wij bouwen ERP-koppelingen daarom niet als losse verbinding maar als route in een integratielaag: Alumio, het integratieplatform waarvan Memo sinds 2020 partner is. Het ERP praat met Alumio, de webshop praat met Alumio, en daartussen ligt elke vertaling vast als configuratie die je kunt lezen, testen en aanpassen.
De systemen waarmee we het vaakst werken, zijn Exact Online, Microsoft Dynamics (waaronder Business Central) en AFAS. Draai je iets anders, dan is dat zelden een probleem. Het gaat om de datastromen en om de vraag of je ERP een bruikbare API heeft, niet om de naam op de doos.
.png)
Waar het in de praktijk misgaat
De techniek is zelden het probleem. Wat een ERP-koppeling laat vastlopen, zijn besluiten die niemand heeft genomen.
Wie is eigenaar van welke data? Als een klant zijn adres in de webshop wijzigt en de binnendienst tegelijk in het ERP, welke wint dan? Zonder afspraak wint de koppeling die het laatst draait, en dat is per dag anders.
Wat doe je met vervuilde data? Een ERP dat twintig jaar dienst doet, bevat artikelen zonder gewicht, klanten zonder e-mailadres en prijzen die alleen de binnendienst begrijpt. Een koppeling maakt die vervuiling zichtbaar in de webshop. Het opschonen hoort in de planning, niet erna.
Hoe vaak is vaak genoeg? Voorraad elke minuut synchroniseren klinkt veilig, maar kost capaciteit en levert bij een traag ERP vooral wachtrijen op. De juiste frequentie volgt uit hoe snel je voorraad echt verandert en wat een oververkoop kost.
Wat gebeurt er als het misgaat? Een order die niet in het ERP aankomt, moet je zien voordat de klant belt. Dat betekent logs per bericht, automatisch opnieuw proberen en een melding bij de juiste persoon. Bij losse scripts zit dat er zelden in.
Daarom geven we geen doorlooptijd voor een eerste ERP-koppeling voordat die besluiten genomen zijn. Zij bepalen de planning, niet het bouwen.
Zeven stromen die in bijna elke ERP-koppeling zitten
Artikelen
Nieuwe en gewijzigde artikelen uit het ERP, met de velden die de webshop nodig heeft.
Prijzen en staffels
Brutoprijzen, klantspecifieke prijsafspraken en staffels, zonder dubbel onderhoud.
Voorraad
Beschikbare voorraad per magazijn, vaak genoeg om niet te oververkopen.
Klanten
Zakelijke accounts, afleveradressen en betaalcondities in beide richtingen.
Orders
Webshoporders naar het ERP, inclusief verzendkosten, kortingen en btw.
Facturen en creditnota's
Terug naar de klant in het account, zodat de webshop het klantportaal wordt.
Retouren
Van aanmelding in de webshop tot verwerking in ERP en magazijn.
Waarom een integratielaag tussen ERP en webshop
Een directe koppeling tussen je ERP en je webshop is snel gebouwd. Het probleem komt later. Elk nieuw systeem dat dezelfde data nodig heeft, een PIM, een WMS, een marketplace-tool, krijgt een eigen verbinding met het ERP. Na een paar jaar heeft je ERP vijf afnemers die elk op hun eigen manier artikelen ophalen, en raakt elke ERP-update al die verbindingen tegelijk.
Met Alumio ertussen haalt de integratielaag de data één keer op en verdeelt hem. Wissel je van webshopplatform, dan vervang je één verbinding en blijft de ERP-kant staan. Komt er een WMS bij, dan sluit dat aan op routes die al bestaan. En omdat Alumio werkt met onbeperkt connecties binnen elke editie, kost een extra koppeling geen extra licentie.
Het belangrijkste wat er verandert, is zichtbaarheid. Elk bericht staat in de logs, per route. Als een order hangt, zie je waar en waarom, en kun je hem opnieuw aanbieden zonder te gokken of hij al verwerkt is.
.png)
Twee ERP-koppelingen uit de praktijk
Boomlab: Business Central, Stibo en Shopware. Boomlab, een laboratoriumgroothandel met meer dan 60.000 producten in de Benelux, kwam halverwege een project bij ons. Microsoft Dynamics 365 Business Central, de PIM Stibo en Shopware moesten via Alumio samenwerken, terwijl de Stibo-API geen endpoint had voor de volledige categorieboom. In Alumio bouwden we een webhookproces dat die boom knoop voor knoop doorloopt. Daarnaast kunnen klanten orders aan hun eigen kostenplaatsen toewijzen, geregeld via gebruikersrechten. Lees de Boomlab-case.
XXL Nutrition: Exact Online, Magento, Pimcore en een nieuw WMS. Bij XXL Nutrition was alles al gekoppeld. Toen er een nieuw WMS kwam, Ceyenne van Diract IT, brachten we de routes tussen Magento, Pimcore, Exact Online en Ceyenne samen in Alumio: verkooporders, inkooporders, product- en voorraadupdates, fulfilment, retouren en ontvangst van inkopen. Het resultaat was geen extra automatisering, maar overzicht en een landschap dat groei aankan. Lees de XXL Nutrition-case.
Twee verschillende ERP's, twee verschillende webshopplatforms, hetzelfde patroon: eerst het datalandschap, dan de routes.
Draai je Shopware en wil je weten hoe de koppeling aan de shopkant werkt? Lees Shopware koppelen aan je ERP, PIM en marketplaces. Komt er productdata uit een PIM bij, dan zie je op PIM-koppeling hoe die twee bronnen naast elkaar werken.
Welke systemen moeten met elkaar praten?
Stuur ons welk ERP en welke webshop je hebt, en waar het nu wringt. In een half uur weten we of het in de koppeling zit, in de data of in de afspraken, en met welke route je het beste begint.
Veelgestelde vragen
Wat kost een ERP koppeling voor een webshop?
Dat hangt af van het aantal stromen, de kwaliteit van je data en hoe goed je ERP-API is, dus we noemen geen vast bedrag. De kosten bestaan uit drie lagen: de Alumio-licentie (de edities Essential, Growth en Custom, geprijsd op het aantal verwerkte taken), de implementatie van de routes, en beheer na livegang. In een offerte zie je die drie apart. Meer op Wat kost een koppeling.
Met welke ERP-systemen kunnen jullie koppelen?
Het vaakst werken we met Exact Online, Microsoft Dynamics (waaronder Business Central) en AFAS. Alumio kan elk systeem met een bruikbare API aansluiten, dus ook andere pakketten zijn mogelijk. In een eerste gesprek kijken we wat jouw ERP aanbiedt.
Kan ik mijn ERP koppelen als ik niet op Shopware zit?
Ja. Alumio is niet aan een webshopplatform gebonden. Onze ERP-koppelingen draaien op Shopware, Shopify en Magento. Als je later van platform wisselt, blijft de ERP-kant van de koppeling staan.
Hoe actueel is de voorraad in mijn webshop?
Zo actueel als nodig is, en dat verschilt per bedrijf. Voor snel lopende artikelen of voorraad die je deelt met marketplaces stellen we een hogere frequentie in dan voor een assortiment dat zelden verandert. We bepalen dat samen, op basis van hoe snel je voorraad echt beweegt en wat oververkopen kost.
Wat gebeurt er als het ERP even niet bereikbaar is?
Dan raakt er niets kwijt. Alumio houdt de berichten vast, probeert ze opnieuw volgens de ingestelde regels en meldt wat blijft hangen. Daarbovenop spreken we een SLA af die past bij je routes, met korte reactietijden op de orderstroom. Zie Beheer en monitoring.